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江南影视艺术职业学院会计电算化管理制度

发布时间:2018-09-10 点击:[]

为加强学院财务管理,提高学院财务管理水平和工作效率,保证学院会计电算化工作的正常开展,根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》和《会计电算化工作规范》、《江苏省省属高校会计电算化管理规定》,结合本院实际情况,制定本制度。

第一章操作人员的职责和权限

第一条本院电算化岗位设电算化主管人员、初审制单人员、复审记账人员、档案管理人员、系统管理人员。

(一)电算化主管人员是财务管理系统的管理人员。

(二)初审制单人员是指有权进入账务系统调用部分功能、完成数据录入的人员。

(三)复审记账人员是指负责录入数据和输出数据正确性审核工作的人员。

(四)档案管理人员是指负责将已复核数据入账,以及凭证、账表打印输出工作,协助系统管理员做好数据备份、保密安全的人员。

(五)系统管理人员是指负责系统运行管理和维护的工作人员。

以上岗位出纳不得兼任,初审制单人员、复审记账人员二个岗位不得互相兼任。为了保证财务数据的安全、准确、可靠,各岗位工作人员要坚持岗位、恪尽职守,树立安全第一的观念,防患于未然。

第二条会计电算化生成的会计凭证、会计账簿和其他会计资料必须符合会计制度的要求和上级主管部门及审计、税务等部门的要求,满足领导决策的需要。

第三条学院会计电算化与手工记账并行一年或以上,在此期间手工记账按照原方法程序不得变更,在整个会计电算化网络系统运行一年之内不得甩账。

第四条学院会计电算化网络中所有计算机设备,专人专用,其他人员不得使用;上机人员必须按照权限使用,对操作密码必须严格管理,定期更换密码。在系统运行过程中,操作人员如要离开现场,必须在离开前退出程序或使用系统中的系统封锁,以防止他人越权操作。

第五条工作人员必须爱护设备,保证其工作环境通风整洁。作为整个网络枢纽的机房,必须保持干净整洁,无关人员一律不得入内,更不能使用机房内设备。下班之前要认真检查门窗、机器是否关好。

第六条使用计算机必须严格按照正确方法,不得使用非正常方法和程序,对系统和软件及数据不得非法修改和删除,发现问题不得私自处理,应报告领导和系统管理人员。系统管理人员、电算化主管人员,应加强业务学习,经常对软硬件进行检查维护,尤其防止病毒侵入,做好杀毒工作。

第七条凡与会计电算化无关的工作不得在专机上进行,严禁在专机上玩游戏、上网和播放视盘、唱盘、安装跟工作无关的软件。

第八条各岗位操作规程。

(一)系统管理员操作规程:首先联通主机房电源(依次打开UPS、服务器、主机、打印机,检查机器运作是否正常)下班按开机逆程序操作关机,关闭主机房电源。

(二)复审记账人员、初审制单人员操作规程:在服务器运行正常的情况下打开终端机的电源,按系统操作程序进入操作状态,按规定操作程序进行操作(完成操作或临时离开计算机时,必须退出电算化运行程序)。下班按规定程序关闭机器,切断电源。

第九条会计凭证应及时装订,所有会计资料及软件程序等资料必须做好备份工作,除打印输出保存外,还需用u盘、移动硬盘等形式保存双份,存放在不同地点。这些档案的保存必须做到防火、防潮、防磁、防尘、防水、防盗,磁性存储介质必须定期复制。

第十条学院为了会计电算化的规范、安全运行,制定计算机机房管理制度、会计档案管理制度等,所有会计电算化工作人员,必须遵照执行。

第二章系统操作人员上岗培训制度

第十一条系统操作人员上岗前,必须经过有关岗位培训,考核合格后,方可上岗工作。

第十二条系统操作人员根据财务系统运行需要,应接受各种不定期培训。

第十三条操作人员上岗工作后,定期接受培训、考核,以便为工作业绩、能力评估提供参考。

第三章会计电算化档案管理制度

第十四条会计电算化档案管理内容如下。

(一)存储在移动存储器(u盘、移动硬盘等)、硬盘、光盘上的会计数据和会计电算软件。

(二)通过微机打印输出的书面会计凭证、会计账簿和会计报表,以及有关查询打印的报表、余额表和辅助账簿等。

第十五条磁盘形式的会计档案管理。

(一)对所有存储在计算机硬盘中的会计数据,每天做好备份工作,每周至少做一次异地备份,年终须将备份刻制成光盘形式,并分别存放,做好归档工作。

(二)备份光盘年终归档前,须明确表明备份内容、日期、备份人等字样,并贴上写保护标签。

(三)任何人不得对备份盘直接进行数据修改和删除。

(四)磁盘会计档案必须存放在清洁、干燥、防磁的场所,归档前由专人负责保管。

(五)定期做好光盘内容的转储工作,要求每年不少于一次。

(六)根据需要定期清理硬盘数据,如不发生硬盘超容量,不准在一个年度内清理有关硬盘内容。清理硬盘数据必须在确认磁盘备份后,由系统管理人员实施,其他操作员一律不得进行。

(七)硬盘形式的会计档案保管期限必须在两年以上,其中会计科目和总账数据(包括年度和月度数据)必须永久保存,其他内容必须在确认工作输出书面形式的会计档案后,根据需要两年后决定存毁。

(八)各种有文件内容的磁盘,不得外借,做好会计档案的保密工作。

第十六条书面形式的会计档案管理。

(一)存储在磁盘上的会计文件必须按规定及时打印输出书面形式。

(二)发现输出的会计档案缺损时,必须补充打印,并由操作使用人员在打印输出的页表上签字,经电算化主管人员签字后,方能作为档案保管。

第十七条会计电算化档案管理的责任

(一)档案管理人员对磁盘会计档案负责。

(二)电算化主管人员对书面形式的会计档案负责。

第四章会计电算化软件维护管理制度

第十八条系统软件的管理与维护。

(一)上机操作人员不得改变软件系统环境配置,不得改变进入财务软件的命令。

(二)上机操作人员不准进行系统软件删除、拷贝、修改系统文件等操作。

(三)上机操作人员不许擅自改变系统软件版本,或更换系统软件。

(四)电算化主管人员或系统管理人员进行正常软件升级、维护工作以后,必须及时做好记录,将修改情况及时登记,以便管理。

(五)系统管理人员必须定期检测系统软件运行情况,及时进行计算机病毒的预防、检查工作。发现潜在危险及时通知操作使用人员中止财务软件运行,尽快检修。

第十九条财务软件的管理与维护。

(一)会计软件的维护是指保证会计软件原设计功能的正常实现,所实施的程序修正及会计软件参数调整、会计数据更正与恢复工作。程序修正和会计软件参数和调整一般由财务软件的技术服务人员实施,会计数据的更正恢复一般由系统管理人员负责,其他操作人员一律不得进行维护工作。维护人员实施数据更正与恢复必须做好详细记录。

(二)程序的修正与会计软件参数的调整手续。

1、使用人员在实际工作中发现“财务软件”的原设计功能未正常实现(如套打、控制不准确等)时,立即做详细记录后报告电算化主管人员。

2、电算化主管人员对财务软件维护方提出服务要求。

(三)会计数据的修正和恢复。

1、会计数据的修正和恢复操作必须由系统管理人员或财务软件公司专业维护人员负责,其他操作人员均不得进行维护操作。

2、由于凭证填制或录入错误而导致账簿数据的错误,只能通过凭证更正方法进行数据的修正,不得通过维护操作给予修正。

3、下述情况下维护人员可以实施数据修正操作:

(1)未录入年初余额或年初余额未平,但已记账;

(2)记账时中断;

(3)错误操作引起的数据错误。

4、一般情况下不允许实施数据恢复操作,只能在硬盘数据已损坏,并无法修正或更换硬件设备时才能实施数据恢复操作。

5、数据修整与恢复的程序。

(1)电算化主管人员对维护人员提出数据修改的要求;

(2)系统管理人员在电算化主管人员的指导下修正或恢复会计数据;

(3)电算化主管人员对修正或恢复后的数据进行审核,确定准确无误后,通知操作使用人员。

(四)会计软件的管理。

1、财务处在获得软件后必须做好多套磁盘备份,并分别存放在档案和财务人员办公室的专用柜内。存放在档案室的备份件由档案管理员管理,存放在财务处的数据备份由档案管理人员统一保管。

2、用于操作的会计软件安装在计算机硬盘上,一般情况下不得重新安装。

(五)财务软件的安全与保护。

1、财务处必须加强会计软件、会计数据的安全与保护工作。

2、操作人员运行的会计软件必须是经过编译的程序,会计数据文件存放的子目录必须设有密码。

3、应根据软件功能和工作需要设置操作人员权限和密码,操作人员必须对自己的操作密码严格保密,不得泄露。

第五章会计电算化上机操作记录制度

第二十条 计算机操作人员必须登记当天所有上机情况,要求填写日期、操作员姓名、操作内容、运行时间和运行情况。

第二十一条操作过程中没有任何问题则在运行情况及备注栏填写运行正常字样。若有问题发生则应及时登记记录并向电算化主管人员报告。

第二十二条未进行登记记录,不得进行任何软硬件维护工作。

第二十三条系统管理人员在维护过程中发现的异常现象和处理方法、处理结果都应有所记载,对于重大运行故障,除按规定登记外还须另行填写故障报告单。

第二十四条操作记录每月装订成册,由档案管理人员妥善保管,年终归档。

第二十五条要真实完整地填写操作记录,发生问题不登记者,按有关规定追究责任。

第二十六条以上规定由电算化主管人员监督执行,定期考核。

第六章会计电算化硬件维护管理制度

第二十七条会计电算化系统硬件设备是指专门和主要用于财务处理的计算机配套设备,包括网络服务器、工作站、网络管理打印输出电源保护等设备。

第二十八条本单位财务系统硬件设备的管理与维护。

(一)系统设备是专门用于财务处理工作的,任何人员不得擅自使用、拆换,不得将其用于游戏、个人事物处理和对外服务。

(二)系统设备由财务部门统一管理和使用,其他部门一般情况不得使用,确需使用时必须经电算化主管人员或有关领导批准,并确认不影响系统正常工作。

(三)为保护系统不受计算机病毒破坏,各级工作人员一律不得将任何未经电算化主管人员和系统管理人员许可的软件上机使用。

(四)系统管理人员负责定期设备检测维护,并及时做好设备情况记录。

第二十九条安全与维护。

(一)财务工作人员必须加强会计电算化安全与保护工作。

(二)系统应用的各种设备除了每周一次检查外,还应定期清洗。

第三十条 附则

本制度从公布之日起执行,由财务处负责解释。

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